ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТА В WORD - СПОСОБ №2

Второй способ создания и отрытия шаблонов в MS Word основан на формировании базы слияния из программы, где можно только выбрать какие именно данные мы будем брать, но нельзя создавать свои собственные условия, в отличии от первого способа.

Использование шаблона

Для запуска шаблона MS Word перейдите в окно «Камеральные функции…» одним из доступных способов.

или

Далее в меню «Документы» выбираем «Печать документа» и из диалога запроса документа указываем шаблон, по которому хотим построить отчет.

В конечном результате получаем готовый отчет.

Создание шаблона

Теперь рассмотрим, как создать шаблон для последующего использования в формировании отчета. Для заполнения полей в шаблоне мы используем данные из БД.

Для того, чтобы указать какая именно информация будет использоваться для выборки, нам необходимо в меню «Документы» -> «Редактирование базы слияния» выбрать поля, которые будут задействованы и также мы можем просмотреть какая именно информация из БД будет выбрана для нашего участка.

Рассмотрим более внимательно окно «Редактирование базы слияния». В столбце «Имя текстового поля» занесены ссылки на поля БД, которые мы будем указывать для нашего шаблона. В столбце "Значение" мы можем воочию увидеть какое значение туда занесено из нашей БД, то есть участка. В столбце "Комментарий" внесена краткая информация о поле.

Для внесения нового поля, которое будет использовано при создании отчета, нужно нажать кнопку «Список полей для экспорта во внешнюю базу данных».

Здесь стандартные кнопки «Создание», «Удаление», «Редактирование» записей. Основным для нас будет – «Создание базы данных» и «Экспорт списка в MS Word».

Для вставки нужных полей в наш шаблон нам потребуется создать базу данных и сформировать документ Word через «Экспорт списка в MS Word», с которого потом мы выберем поле, скопируем и вставим в наш шаблон. При этом копировании будет создана и связь с нашей сформированной БД.

В нашем примере мы копируем «Владелец.Адрес»

И после того, как мы вставим это поле в наш новый документ и откроем его через меню «Документ» -> «Печать документа», оно будет заменено на значение из нашей сформированной БД.

В результате получим: