НАСТРОЙКА SMTP-СЕРВЕРА. ОТПРАВКА ЗАДАНИЙ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ ИСПОЛНИТЕЛЯ (СОТРУДНИКА)

Программа EJRC 2 включает функцию отправки электронных писем как заказчикам, информации о состоянии исполнения договора, так и исполнителям, с перечнем заданий на выполнение. Процесс рассылки может выполняться в полуавтоматическом режиме (через вызов установленного почтового клиента в операционной системе) и в автоматическом режиме (через внутренние службы программы).

Теперь выполним настройки программы для рассылки электронных писем в автоматическом режиме.

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ СЛУЖБЫ ИСХОДЯЩЕЙ ПОЧТЫ(SMTP-СЕРВЕРА)

Сначала нужно настроить службу исходящей почты. Для этого нужно перейти в меню „Сервис” –> „Администрирование”.

В окне „Параметры доступа” вводим логин и пароль Администратора базы данных.

Переходим на закладку „Прочее” и заполняем параметры в блоке “SMTP-сервер”:

• „Имя сервера” - наименование сервера исходящей почты (SMTP);
• „Порт”;
• „Защита соединения” - выбираем параметр „SSL/TSL”, если почтовая служба использует шифрование для исходящей почты.

В данном примере приведены параметры для почтовой службы GMail (электронная почта от Google).

Возвращаемся на закладку „Пользователи”, выбираем из списка пользователей учетную запись и нажимаем кнопку „Изменение параметров пользователя” или правой кнопкой мышки „Изменить”.

В окне „Изменение параметров пользователя”, в блоке „Параметры отправки E-Mail”, необходимо заполнить поля с именем учетной записи и пароль с его подтверждением.

Данные параметры будут использоваться для рассылки почты с указанной учетной записи.

Чтобы сохранить внесенные изменения, нажмите кнопку „Сохранить”.

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ СОТРУДНИКА ДЛЯ ОТПРАВКИ/ПОЛУЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Следующим этапом будет настройка параметров физических лиц – сотрудников-исполнителей. Выбираем пункт меню „Списки”–>„Сотрудников”.

В окне „Список сотрудников” выбираем Предприятия из списка юридических лиц, после чего в таблице появится перечень сотрудников выбранной организации. Выделяем нужного сотрудника, например Руководителя, нажимаем в верхней панели на кнопку „Изменить” или правой кнопкой мышки по выбранной записи.

В окне с параметрами сотрудника, открываем список физических лиц.

В списке физических лиц, нажимаем кнопку „Изменить”, чтобы перейти в окно с параметрами выбранного физического лица.

В окне „Изменение параметров физического лица”, необходимо заполнить поля:

• „Электронная почта” – наименование почтового ящика, куда необходимо отправить рассылку;
• „Логин” – используется для доступа к учетной записи пользователя базы данных, где хранятся имя учетной записи и пароль почтового ящика.

Чтобы сохранить изменения,нажимаем на кнопку „Сохранить”.

Теперь чтобы выбрать способ отправки электронной почты, в главном окне программы, выбираем пункт меню „Сервис” –> „Параметры”.

В окне „Параметры” переходим на закладку „Дополнительные настройки” и в списке „Способ отправки сообщений на E-Mail” выбираем пункт „Рассылка через механизм EJRC 2 (автоматически)”.

Для сохранения изменений нажимаем на кнопку „Сохранить”.

РАССЫЛКА СПИСКОВ ЗАДАНИЙ СОТРУДНИКОВ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ

Теперь чтобы выполнить рассылку списка заданий сотрудникам на E-Mail, можно воспользоваться следующими способами:

1. В главном окне программы переходим на закладку „Задачи”. В данном окне можно отфильтровать список заданий для конкретного исполнителя (Ответственного) и отправить полный список заданий. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по выбранному сотруднику в левой панели и выбираем пункт меню „Отправить полный список заданий”.

2. В данном окне также можно отправить на электронную почту исполнителя выбранные задания (один или несколько). Для этого нажимаем на клавиатуре клавишу Ctrl и кликом левой кнопки мышки выбираем в списке заданий нужные записи. После этого кликаем правой кнопкой мышки по выделенным записям и выбираем пункт „Отправить исполнителю на Email”.

После успешной отправки сотруднику списка заданий на его электронную почту, появится соответствующее сообщение.